Evenementenvergunning aanvragen

woensdag, 3 december, 2014 om 17:22

Voor het organiseren van een aantal specifieke activiteiten heeft men een vergunning nodig. Dit is de evenementenvergunning. Belangrijk voor openluchtactiviteiten zoals, muziekfestivals en kunstmanifestaties. Voor welke activiteiten is een vergunning vereist? Hoe vraag je een evenementenvergunning aan en aan welke voorwaarden moet je voldoen?
Dit artikel richt zich op vooral kleine lokale vrijwilligersorganisaties en wijkbewoners, die als groep of individueel een evenement willen organiseren.

Evenement
Evenementen zijn er in vele soorten en maten. De gemeente Rotterdam deelt de evenementen in vier categorieën in. Deze worden in de nota in een overzichtstabel weergegeven. Onderstaande tabel is daaruit overgenomen.

Indeling naar categorie evenement.Schermafbeelding 2014-10-30 om 11.17.39 Aan het organiseren van een evenement kunnen risico’s verbonden zijn. De indeling van de evenementen in categorieën hangt samen met het geschatte risicogehalte van de activiteit. Dit is de mate van risico op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de stad en eventuele gevolgen voor het verkeer.

Evenementen trekken vaak veel publiek en vereisen speciale maatregelen, zoals het afsluiten van een straat. Daarom vindt de gemeente het belangrijk om vooraf te beoordelen wat er geregeld moet worden om een evenement veilig en goed te laten verlopen. 
Zoals uit de tabel blijkt (zie hierboven) worden evenementen onderscheiden in 0-, A-, B- en C-evenementen. De B- en C-evenementen zijn grootschaliger en hebben een hoger risico-gehalte. Zij worden vaak door professionals georganiseerd. Daar staat meestal een hele organisatie achter.
Het risicoprofiel van 0- en A-evenementen wordt wat lager geschat. Activiteiten die onder deze twee categorieën vallen worden vaker door wijkbewoners of (vrijwilligers)organisaties, ook in de sector kunst en cultuur, georganiseerd. Daarom beperkt dit artikel zich verder tot deze twee categorie evenementen.

0-evenementen
Voor de 0-evenementen, ook wel kennisgevingsevenementen genoemd, is geen vergunning vereist. Dit zijn kleinschalige evenementen, zoals straatfeesten, barbecue in de buitenruimte, Men kan volstaan met een kennisgeving aan de burgemeester, die de toestemming wel of niet verleent. De toestemming wordt feitelijk namens de burgemeester verleend. Tot de (deel)gemeenteraadsverkiezingen van 19 maart 2014 gebeurde dit door de deelgemeentesecretaris. Sinds de komst van de gebiedscommissie na die verkiezingen wordt de toestemming door de gebiedsdirecteur van het gebied in mandaat verleend.
Voor evenementen die in het centrumgebied en/of in meerdere gebieden plaatsvinden, moet de kennisgeving worden ingediend bij de directie Veilig van de gemeente Rotterdam. Wanneer de organisator van de burgemeester een ontvangstbevestiging heeft ontvangen, is de kennisgeving afgerond en kan men aan de slag.
De organisator kan zijn/haar evenement digitaal aanmelden via Mijn Loket. Beschikt men niet over internet, dan kan men een aanmeldingsformulier bij de gemeente halen. De aanmelding moet uiterlijk 5 dagen voorafgaande aan het evenement bij de gebiedsdirecteur van het gebied waar het evenement plaatsvindt, zijn ingediend. Met deze aanmelding is voldaan aan de kennisgeving die vereist is voor het organiseren van een 0-evenement.

DiGiD en e-Herkenning
Wil je als burger (natuurlijk persoon) een evenement digitaal aanmelden dan moet je beschikken over een DiGiD. Doe je dit als rechtspersoon, zoals een (vrijwilligers)organisatie in stichting- of verenigingsvorm, dan moet je over een e-Herkenning beschikken. DiGiD en e-Herkenning staan voor Digitaal Identiteit. Zij dienen als legitimatiemiddel bij het regelen van zaken met de overheid via internet. Men vindt alle informatie over DiGiD en e-Herkenning, en over de wijze waarop deze als gebruikersnaam en wachtwoord kunnen worden aangevraagd op de webpagina
http://www.rotterdam.nl/product:0 evenement van de gemeente Rotterdam.
Voor het schenken van alcohol moet men een ontheffing van de Drank- en Horecaweg (APV: art. 35) aanvragen. Dat is een onderdeel van de melding via Mijn Loket.

A-evenementen
Voor A-evenementen is wel een vergunning vereist. De vergunning voor een A-evenement wordt bij het gebied of bij de directie Veilig aangevraagd. 
In tegenstelling tot de melding van een 0-evement, zijn er aan de behandeling van een vergunningaanvraag wel kosten verbonden. De gemeente brengt voor de behandeling voor de vergunningaanvraag leges in rekening. Hier kan men naar informeren.

Aanvraagprocedure evenementenvergunning.
Vergunningen voor A-evenementen in een gebied moeten worden aangevraagd bij de het gebied. Voor overige evenementenvergunningen, in meerdere gebieden of in het centrum, kunnen organisatoren terecht bij de directie Veiligheid. Aldus de Nota Evenementenvergunningen.
De aanvraagprocedure bij een vergunning voor een A-evenement begint met het al dan niet digitaal invullen van het aanvraagformulier door de organisator. Belangrijk voor het in behandeling nemen van de aanvraag is dat deze volledig moet zijn. 
De indieningstermijn van een aanvraag voor een A-evenement bij het gebied is vier weken voor aanvang van het evenement. Voor de aanvraag bij de directie Veilig is deze termijn acht tot vier weken vóór het evenement.
De directie Veilig vraagt advies aan betrokken diensten en organisaties over de aanvraag en adviseert de burgemeester over de toekenning van de vergunning. De burgemeester is de instantie die op basis van de Algemeen Plaatselijke verordening (APV) de vergunning verleent of weigert. Voor A-evenementen in een gebied voert het gebied de regie in mandaat uit. Hier geeft de gebiedsdirecteur de vergunning namens de burgemeester af.
De burgemeester kan besluiten tot het verlenen of weigeren van de vergunning. Als de burgemeester de vergunning verleent, ontvangt de aanvrager een vergunning per post en/of per email. Weigert de burgemeester de vergunning te verlenen, dan ontvangt de aanvrager een schriftelijke weigering. Hiertegen kunnen belanghebbenden (niet alleen de aanvrager dus) binnen zes weken na verzending van het besluit, de weigering, een bezwaarschrift bij de burgemeester indienen. Hierna kan men eventueel in beroep.

Tot slot
In dit artikel is geprobeerd op hoofdlijnen evenementen, de evenementenvergunning en de aanvraag(procedure) daarvan uit te leggen. Dit voor zover van belang voor kleine lokale vrijwilligersorganisaties en wijkbewoners. Voor de inhoudelijke informatie is zoveel mogelijk de Nota Evenementenvergunningen gevolgd, waarnaar hier wordt verwezen. 
Oriënteer je op de site over evenementen, www.rotterdan.nl/evenementen, als je van plan bent een evenement te organiseren. Op de site/deze pagina vind je alle praktische informatie over evenementen en het gemeentelijk beleid hierop. Ook hier kun je een vergunning digitaal aanvragen, bezwaar maken of een klacht indienen en kun je zien welke evenementen ondertussen een vergunning hebben.

 

Door Juan,
met dank aan Rolf en Anneke

 

 

 

 

Reageer